Notre responsabilité

Objectif

L’objectif de cette politique est d’expliquer comment La Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants protège vos renseignements personnels que vous nous fournissez lors d’un don, d’une demande de reçu fiscal ou suivant votre inscription à nos infolettres, par exemple.

Nous nous conformons aux lois et aux normes éthiques les plus rigoureuses qui s’appliquent à la Fondation lors du traitement de tous les renseignements, particulièrement les renseignements personnels.

Dons de personnes morales

Il est important à noter que les protections accordées par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’appliquent uniquement aux renseignements personnels de personnes physiques, c’est-à-dire, des êtres humains. Ainsi, les renseignements concernant toute personne morale (organisme, compagnie, société en nom collectif, etc…) ne sont pas protégés par les dispositions de cette loi.

Par contre, la Fondation tient à rappeler que peu importe la source de la donation, les renseignements afférents seront traités avec le même niveau de protection et de confidentialité. Toutefois, les exigences en matière de consentements à obtenir pour la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements concernant des personnes morales seront ajustées en conséquence.

Coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels

Vous pouvez communiquer en tout temps avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) aux coordonnées suivantes :

Courriel : confidentialite@MCHF.com

Adresse postale : RPRP 5002 Boul. Maisonneuve Ouest, Montréal (Qc) H4A 0B6

 

Processus de collecte de renseignements personnels

Renseignements personnels recueillis

Les renseignements personnels désignent toute information sur un individu à partir de laquelle cette personne peut être identifiée de manière directe ou indirecte.

La Fondation peut recueillir, stocker, utiliser et transférer différents types de renseignements personnels vous concernant.

Catégorie	Exemples
Renseignements d’identification	Prénom, nom, le titre, le nom d’utilisateur ou un identifiant similaire, la date de naissance, le sexe.
Renseignements de contact	L’adresse de facturation (pour les reçus fiscaux), l’adresse courriel, le numéro de téléphone.
Renseignements de paiement	Détails de la carte de paiement (crédit ou débit), le détail des dons effectués par et pour vous, et d’autres détails sur les dons et services que vous avez faits ou obtenus chez nous.
Renseignements techniques	L’adresse de protocole Internet (IP), données de connexion, le type et la version du navigateur, le réglage du fuseau horaire et l’emplacement, les types et versions de plug-in de navigateur, le système et la plate-forme d’exploitation et d’autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à nos sites web.
Renseignements d’utilisation	Des informations sur la façon dont vous utilisez nos sites web et nos services.
Renseignements de marketing et communication	Comprennent notamment vos préférences en matière de réception de communication marketing de notre part et de celle de nos tiers ainsi que des renseignements connexes. Cela inclut également le fait qu’il est possible que nous prenions note des conversations que nous avons eues avec vous en personne et/ou des communications que vous avez envoyées à la Fondation. Cela nous aide à gérer notre relation avec vous et à nous assurer que vous ne recevez que des communications pertinentes et adaptées à vos préférences.
Renseignements relatifs aux candidatures	Votre cheminement académique, historique d’expériences professionnelles, vos champs d’intérêts, et toute autre information relative que vous nous fournissez lorsque vous appliquez pour un poste auprès de la Fondation.

Renseignements personnels de nature sensible

Nous ne collectons aucun renseignement personnel sur votre race ou votre ethnicité, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, des informations sur votre santé et des renseignements génétiques et biométriques.

Cependant, nous recueillons certains renseignements qui, selon le contexte, peuvent être considérés comme étant des renseignements sensibles, notamment :

• Votre situation ou le suivi médical que vous recevez auprès de l’hôpital afin de rediriger votre don vers un département en particulier que vous désirez soutenir;
• Vos coordonnées bancaires, numéro de carte bancaire et/ou de crédit afin que nous puissions prélever le montant que vous choisissez de donner à la Fondation;
• Le détail de certaines actions d’entreprise que vous désirez donner à la Fondation à titre de don.

Méthodes de collecte de renseignements

 La Fondation recueille vos renseignements de plusieurs manières :

• Les informations d’identité, de contact et de paiements : 
  • Lors d’une donation via téléphone, courrier, courriel, en personne ou via le site web;
  • Lors d’une inscription à notre infolettre ou à un événement
  • Lors d’interactions avec des organismes de collecte d’informations
  • Lorsque vous postulez pour un emploi ou comme bénévole au sein de la Fondation

• Les informations techniques et d’utilisation
  • Lors d’une interaction sur notre site web

• Les informations de marketing et communication
  • Informations publiquement accessibles vous concernant
  • Fournisseurs d’analyse et réseaux publicitaires

Nous conservons une trace de vos dons et parfois, de vos communications avec nous afin de bien assurer les suivis.

Fins d’utilisation des renseignements collectées

Nous n’utiliserons vos informations personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Le plus souvent, nous utilisons vos informations personnelles dans les circonstances suivantes :

• Pour développer et maintenir notre relation avec vous :
  • Pour vous enregistrer en tant que donateur;
  • Pour répondre à vos questions;
  • Pour établir et mettre à jour votre profil auprès de nous, incluant vos coordonnées, vos attentes et vos intérêts philanthropiques;
  • Pour traiter les dons que vous nous faites et vous émettre un reçu fiscal;
  • Pour vous solliciter à faire un don;
  • Pour gérer notre relation avec vous;
  • Pour vous inviter à des événements organisés par la Fondation;
  • Pour traiter votre inscription à une activité ou un événement de la Fondation;
  • Pour obtenir votre opinion sur les services de la Fondation;
  • Pour vous remercier pour votre engagement et vos dons à la Fondation;
  • Pour vous reconnaître pour votre engagement envers la Fondation, notamment par la publication de votre nom et niveau de don (dans certains cas) dans les listes publiques de donateurs de la Fondation;
• Lorsque nous devons nous conformer à une obligation gouvernementale, légale ou réglementaire;
• Pour administrer et protéger notre Fondation et ses sites web (y compris le dépannage, l’analyse des données, les tests, la maintenance du système, l’assistance, les rapports et l’hébergements des données);
• Pour vous proposer, sur les réseaux sociaux, nos sites web ou nos infolettres, des contenus pertinents et mesurer ou comprendre l’efficacité de nos communications;
• Pour utiliser l’analyse des renseignements afin d’améliorer nos sites web, nos services, notre marketing et nos communications avec vous, nos relations et expériences avec les donateurs;
• Pour vous faire des suggestions et des recommandations sur des dons ou des services et évènements susceptibles de vous intéresser;
• Pour recevoir et analyser votre candidature déposée dans le cadre d’une recherche d’emploi;

Divulgation de vos renseignements à des tiers

Il existe certaines circonstances dans lesquelles nous pouvons divulguer vos informations personnelles à des tiers.

• À nos employés, entrepreneurs, consultants, mandataires, prestataires de services, partenaires et autres tierces parties de confiance avec qui nous organisons des activités de sollicitation qui traitent les renseignements en notre nom et sur nos instructions. Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la confidentialité de vos informations personnelles et qu’ils les traitent conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos informations personnelles à leurs propres fins et ne les autorisons à les traiter qu’à des fins spécifiques et conformément à nos instructions;
• Lorsque nous sommes dans l’obligation de divulguer vos informations personnelles afin de nous conformer à toute obligation légale (par exemple, aux organismes gouvernementaux et aux organismes chargés de l’application de la loi);
• Pour protéger nos activités, nos droits, notre vie privée, notre sécurité, les vôtres ou bien ceux de tiers;
• Pour nous permettre de mettre en œuvre les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir; et
• Conformément aux lois en vigueur qui sont applicables, y compris des lois en dehors de votre pays de résidence.

Les renseignements personnels des donateurs et bénévoles ne seront pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si nos donateurs et bénévoles ont donné leur consentement à cet effet ou que la loi l’exige

Dans le cadre de nos opérations, La Fondation peut partager vos renseignements personnels seulement avec des tiers, certains hors Québec, qui ont signé une entente comportant l’obligation de mettre en œuvre la politique de confidentialité de La Fondation et dont la politique de confidentialité est similaire à celle de La Fondation. Cela est fait uniquement à des fins de nécessité pour nos intérêts légitimes.

En aucun temps, nous vendons d’informations personnelles à des tiers ou échangeons des listes de donateurs.

Protection des renseignements personnels

La Fondation dispose de mesures de protection appropriées pour que vos informations personnelles soient aussi sécurisées que possible. Nous veillons à ce que tous les tiers auxquels nous faisons appel pour traiter vos informations personnelles fassent de même et qu’ils ne traitent vos informations personnelles que sur nos instructions. Les tiers seront également soumis à un devoir de confidentialité.

Lorsque vous utilisez votre carte de crédit ou de débit pour effectuer un don chez nous, nous veillons à ce que cette opération soit sécurisée et conforme à la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI-DSS). Nous ne stockons aucun numéro de carte de crédit ou débit ni votre code de sécurité à 3 ou 4 chiffres dans nos systèmes.

Liens vers des sites web de tiers

Il peut arriver à l’occasion que nous incluions sur notre site web des références ou des liens vers des sites web, produits ou services fournis par des tiers (les « Services de tiers »). Ces Services de tiers, qui ne sont pas exploités ni contrôlés par la Fondation, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Nous n’assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente politique s’applique uniquement au site web de la Fondation et aux activités que nous menons. La présente politique ne s’étend pas aux services ou sites des tiers.

Limitation de la responsabilité

La Fondation s’engage à prendre tous les moyens raisonnables afin d’assurer un haut niveau de confidentialité et de sécurité des renseignements personnels conforme aux standards technologiques adéquats compte tenu de son secteur d’activité.

Malgré ce qui précède, vous déclarez comprendre et reconnaître qu’aucun système informatique n’offre une sécurité absolue et qu’une part de risque est toujours présente lorsque l’on transmet des renseignements personnels sur le réseau public qu’est l’Internet.

Vous acceptez ainsi que la Fondation ne puisse être tenue responsable de toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte, vol, utilisation abusive ou altération de vos renseignements personnels transmis ou hébergés sur ses systèmes ou ceux d’un tiers. Vous déclarez également renoncer à toute réclamation à cet égard, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de la part de la Fondation. En conséquence, vous acceptez de dégager la Fondation et ses dirigeants, administrateurs, personnes liées et partenaires commerciaux de toute responsabilité pour tout dommage de quelque nature que ce soit, qu’il soit direct ou indirect, accessoire, spéciale ou consécutif en rapport avec l’utilisation de vos renseignements personnels.

Dans le cas d’une violation de la confidentialité ou de la sécurité de vos renseignements personnels qui présente un risque élevé pour vos droits et votre liberté, cette violation vous sera notifiée dès que possible, et la Fondation prendra les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

Vie privée des enfants

Nous nous engageons à protéger la vie privée des enfants et nous ne sollicitons pas sciemment des renseignements personnels auprès d’enfants âgés de moins de 14 ans sans le consentement des parents ou tuteurs. Certaines sections de notre Site fournissent des services et des programmes pour les enfants, pour lesquels nous pouvons recueillir des renseignements personnels au sujet d’un enfant, mais toujours avec le consentement des parents ou tuteurs, conformément à la présente politique de confidentialité. Si un enfant fournit des renseignements personnels sans le consentement d’un parent ou tuteur, ce dernier peut communiquer avec nous et demander que nous supprimions ces renseignements.

Conservation des renseignements

Les renseignements recueillis par la Fondation sont conservés de diverses façons. Certains renseignements personnels sont conservés physiquement ou de façon électronique à la Fondation.

D’autres renseignements en format numérique sont hébergés ou communiqués à des fournisseurs de services en hébergement de données, dont certains sont situés à l’extérieur du Québec.

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de rapport.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des renseignements personnels, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des renseignements, le risque potentiel de préjudice résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos renseignements personnels, les objectifs pour lesquels nous traitons vos renseignements personnels et la possibilité d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables.

Droits légaux

La Fondation offre à ses donateurs et bénévoles la possibilité de limiter ou d'annuler les communications qu’ils reçoivent de La Fondation. Pour modifier ou retirer votre consentement, ou pour vérifier, changer ou modifier les Renseignements personnels que vous avez fournis à la Fondation, veuillez communiquer avec notre RPRP.

Vos droits légaux

• Demander l’accès à vos renseignements personnels;
• Demander la correction de vos renseignements personnels;
• Demander la suppression de vos renseignements personnels*;
• S’opposer au traitement de vos renseignements personnels;
• Demander la restriction du traitement de vos renseignements personnels;
• Droit de retirer le consentement à tout moment;
• Droit de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information.

*Notez toutefois que certaines obligations légales et/ou déontologiques peuvent nous obliger à conserver vos renseignements personnels pour une durée prédéterminée. Suivant l’expiration de ce délai, nous procéderons dès que possible à la suppression de vos renseignements personnels suite à votre demande.

Ce dont nous pouvons avoir besoin de votre part

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d’accès à vos informations personnelles (ou à exercer l’un de vos autres droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que les informations personnelles ne sont pas divulguées à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations complémentaires en rapport avec votre demande afin d’accélérer notre réponse.

Pour limiter, annuler les communications que vous recevez de La Fondation ou pour modifier ou retirer votre consentement, veuillez communiquer avec notre RPRP dont les coordonnées se trouvent à l’article 1.3 de la présente Politique.  

Plainte en cas de non-respect de la confidentialité

Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations quelconques concernant cette politique de confidentialité, ou si vous choisissez l’une ou l’autre des options suivantes :

• Demander que nous cessions d’envoyer des communications électroniques ou tout autre contact avec vous;
• Signaler toute violation de la présente politique de confidentialité

Vous pouvez joindre notre RPRP aux coordonnées indiquées à la page1 de la présente Politique et le Fondation s’assurera de répondre à votre demande dans un délai de 30 jours suivant la réception de votre message.