Organiser un événement

Chaque année, des milliers de gens trouvent plusieurs façons d'aider la Fondation de l'Hôpital de Montréal pour enfants. Portés par leur expérience personnelle avec le Children, inspirés par leurs proches et leurs amis ou simplement parce que la santé des enfants malades leur tient à cœur, ces personnes mettent sur pied de nombreux types de projet pour aider notre cause.

Vous pouvez contribuer à l'excellence des soins au Children en organisant un tournoi de balle molle, un déjeuner-bénéfice, un barbecue, un souper dansant, un tournoi de golf ou toute autre activité originale.

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Quelques points à prendre en considération avant de commencer…

  • Quel type d'événement aimeriez-vous organiser? Un dîner? Un événement sportif? Un spectacle? Tout est possible, à condition d'avoir un projet bien défini.
  • Comment allez-vous amasser des fonds? Souvent, les fonds proviennent de la vente de billets, mais également d'encans, de commandites ou en demandant à des participants de solliciter leurs proches et leurs amis. Vous pouvez même créer votre propre page Web de collecte de fonds.
  • Pouvez-vous compter sur de l'aide? Il est beaucoup plus motivant de planifier un événement avec une équipe, surtout si elle est composée de gens possédant des compétences variées et complémentaires. Par exemple, un graphiste peut vous aider à produire le matériel promotionnel et un membre de la communauté des affaires pourrait obtenir l'appui de commanditaires.
  • Avez-vous prévu suffisamment de temps? La planification d'un événement spécial représente un travail considérable et nécessite souvent plus de temps que prévu. Il est toujours prudent de surévaluer le temps qu'il y sera consacrer.
  • Quel est votre budget? La préparation d'un budget est une étape essentielle de la planification d'un événement, surtout un événement bénéfice, où les dépenses devraient être réduites au minimum. Servez-vous de la page du budget du Formulaire de demande d'événement pour vous guider tout au long du processus. N'oubliez pas que vous êtes responsable des coûts de l'organisation de votre événement.
  • Quels sont vos objectifs? Il est important de fixer des objectifs précis, réalistes et mesurables avant de commencer. Cela vous aidera à planifier les étapes et à déterminer les aspects à améliorer pour l'an prochain.
  • Comment ferez-vous la promotion de votre événement? Il existe de nombreuses façons de faire connaître votre événement : création d'un événement dans Facebook, affiches, couverture dans les médias, etc. Il s'agit de trouver des façons de rejoindre les bonnes personnes tout en dépensant le moins d'argent possible.
  • Aurez-vous besoin de reçus officiels? Selon la façon dont les fonds seront amassés, vos donateurs auront peut-être droit à un reçu d'impôt complet ou partiel pour leurs contributions que nous pouvons émettre. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les dons admissibles pour déduction d'impôt, les lignes directrices de l'Agence du revenu du Canada sont accessibles en ligne; vous pouvez également consulter la section Lignes directrices de notre formulaire de demande d'événement.

Pour que votre événement soit reconnu comme une activité officielle de collecte de fonds pour la Fondation de l'Hôpital de Montréal pour enfants, vous devez d'abord télécharger et remplir notre Formulaire de demande d'événement et le retourner à info@fhme.com (vous pouvez également retourner le formulaire par télécopieur ou par la poste). Environ une semaine après que nous aurons reçu le formulaire rempli, un coordonnateur d'événements spéciaux et groupes communautaires communiquera avec vous pour discuter des détails de votre événement. Pour tous renseignements ou conseils, veuillez communiquer avec nous.

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Nous pouvons :

  • Vous offrir des conseils et répondre à vos questions au sujet de votre événement.
  • Vous fournir une lettre d'autorisation démontrant aux commanditaires potentiels que vous bénéficiez du soutien complet de la Fondation.
  • Annoncer votre événement dans notre calendrier des événements.
  • Vous donner accès à l'utilisation du nom et du logo de la Fondation.
  • Vous fournir une certaine quantité de matériel promotionnel, notamment des affiches, des bannières, des ballons et des boîtes de don.
  • Émettre des reçus officiels à tous les donateurs admissibles.

Nous ne pouvons pas :

  • Vous rembourser les dépenses associées à l'organisation de votre événement.
  • Diffuser un communiqué de presse ou acheter de la publicité dans les journaux ou à la radio pour faire la promotion de votre événement.
  • Partager des listes d'envoi ou des adresses courriel de la Fondation ou de l'hôpital.
  • Bien que nous ferons de notre mieux pour vous aider, nous ne pouvons vous assurer la présence d’un représentant de la Fondation pour l’événement.
  • En raison du manque d'espace et pour empêcher la propagation d'infections, les événements ne peuvent pas avoir lieu à l'hôpital.

Nous vous remercions à l'avance de votre implication et vous souhaitons bon succès!

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